La conformité des paies et des déclarations sociales nominatives (DSN) constitue une préoccupation constante pour les chefs d’entreprise. En effet, les erreurs de calcul ou de déclaration peuvent entraîner des conséquences financières et juridiques importantes pour les entreprises.
Selon les statistiques, de nombreuses PME rencontrent des difficultés à se conformer aux obligations légales en la matière. Comment faire face à cette problématique ? Dans cet article, HRD examine les principales difficultés et vous donne des solutions concrètes pour les surmonter. Prêt à découvrir comment simplifier la gestion de vos paies et DSN ?
CONFORMITÉ DES PAIES
Par rapport aux changements fréquents en matière de législation sociale, l’établissement des bulletins de paie s’avère loin d’être simple. Plusieurs fois par an, les taux de cotisation, les barèmes ou encore les plafonds peuvent changer. Dans ce contexte, il peut donc être compliqué de rester en conformité.
En parallèle, certaines erreurs de calcul peuvent survenir sur les fiches de paie. Les erreurs peuvent provenir de divers facteurs : heures supplémentaires, congés payés, absences, etc.
Or, des erreurs sur les fiches de paie ou une non-conformité peuvent avoir de lourdes conséquences sur l’entreprise. Celle-ci encourt effectivement des risques pénaux, financiers et administratifs sans compter les éventuels litiges avec les employés et les partenaires sociaux.
Les solutions pour assurer la conformité des paies
Pour éviter les erreurs et l’édition de fiches de paie non conformes, il est recommandé d’utiliser des logiciels de paie, qui offrent une grande automatisation des calculs. En l’occurrence, ceux-ci simplifieront la gestion des heures supplémentaires, des congés payés, des absences, calcul de prime, etc.
De plus, afin d’éviter tout risque, vous pouvez prévoir un audit de conformité en paie. Ce diagnostic permettra d’identifier les éventuelles anomalies par rapport à votre manière de gérer les fiches de paie.
Enfin, pour vous prémunir de toute péripétie, vous pourriez externaliser la gestion de votre paie à un prestataire spécialisé. Ainsi, il suivra pour vous la législation sociale afin de produire des paies conformes. En plus de gagner du temps, vous aurez des fiches de paie 0 défaut.
CONFORMITÉ DES DSN
Tout comme pour la gestion des paies, des difficultés peuvent se présenter par rapport à la DSN. En l’occurrence, il existe des erreurs courantes dans le domaine. Par exemple, les erreurs sur les plafonds de la sécurité sociale ou une incohérence entre les charges réellement prélevées en paie et les cotisations reportées en DSN sont relativement classiques. De même, il peut y avoir certaines omissions, qui peuvent malheureusement coûter cher. En outre, les services de la DSN ont constaté des erreurs fréquentes quant à la CSG appliquée aux versements particuliers. Et selon la DSN, la mauvaise déclaration par rapport au taux d’accidents du travail constitue l’erreur la plus rencontrée.
Afin d’éviter ce type d’erreur, il convient tout d’abord d’utiliser des logiciels adaptés et mis à jour. Ensuite, les entreprises doivent former correctement les gestionnaires des paies à la DSN. Et là encore, pour éviter tout problème, il est possible d’externaliser la DSN à une entreprise spécialisée dans le domaine.
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