Etude de cadrage d’harmonisation des process Paie/ADP et Aide au choix d’un nouvel SI paie

Groupe Actual
audit@2x

Enjeux de la mission

  • Accompagner le Groupe Actual dans leur plan stratégique de convergence des process et des applications associées pour des familles de métiers identiques.
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RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Planifier les interviews avec l’ensemble des experts métier PAIE/ADP afin d’analyser l’ensemble des process et outils à date afin d’identifier les pistes d’harmonisation et de dématérialisation

  • Piloter l’aide aux choix pour la convergence des 8 SI Paie vers un seul outil

  • Evaluer les difficultés que rencontre le client pour éviter une résurgence dans le cadre de la convergence

  • Manager les négociations contractuelles et tarifaires

  • Manager le projet d’implémentation du futur SI Paie et la conduite du changement.

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RÉSULTATS

  • Process uniformisés et harmonisés pour l’ensemble des entités ACTUAL

  • Convergence de 8 SI Paie vers un seul

  • Optimisation des coûts de production du bulletin de paie et des services récurrents

  • Sécurisation des process

  • Déploiement d’un service support de niveau I & II.

La conduite du changement organisationnel RH

La conduite du changement organisationnel RH

La transformation du secteur RH est devenue incontournable pour toute entreprise souhaitant rester compétitive. En l’occurrence, la conduite du changement organisationnel présente de forts enjeux. Quelles sont alors les étapes essentielles à sa mise en œuvre ? Et quelles sont les bonnes pratiques qui aident à réussir ce processus vital ? Notre cabinet de conseil en ingénierie de la fonction RH et Paie vous apporte sans plus attendre des précisions sur le sujet !

LES ENJEUX DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT ORGANISATIONNEL RH

Pour faire face à un environnement évolutif, les entreprises doivent bien souvent procéder à des changements organisationnels pour gagner en productivité et conserver une bonne flexibilité. Cela étant dit, bon nombre de structures conduisent le changement de manière approximative, créant d’importantes résistances, susceptibles de mettre le projet de changement en péril. La conduite du changement organisationnel RH présente de forts enjeux. Durant ce processus de changement, la communication interne et le leadership dans la gestion du changement constitue notamment deux facteurs de réussite.

Lire aussi : Management de transition

LES PRINCIPALES ÉTAPES DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT

 

Analyse des besoins

Une conduite du changement réussie exige tout d’abord une analyse approfondie des besoins. Ce processus constitue la véritable base de la démarche. Celui-ci exige alors un examen scrupuleux de plusieurs aspects. En l’occurrence, il convient de définir l’organisation attendue, identifier les talents présents et ceux à dénicher, ou encore déterminer les modalités de recrutement à adopter. Cette analyse servira à décrypter le contacte actuel puis de tracer les lignes directrices pour les actions à mener.

Planification et organisation

Une fois les besoins identifiés, place à la planification et à l’organisation. A savoir, cela revient à établir une feuille de route structurée et cohérente. Chaque action doit être minutieusement planifiée avec un calendrier précis. Des révisions périodiques de cette feuille de route peuvent s’avérer nécessaires selon l’évolution des besoins et des objectifs de l’entreprise.

Mise en œuvre du changement

Enfin, viendra la mise en œuvre du changement, qui n’est pas une mince affaire. A ce niveau, l’exécution doit se faire dans le respect de la planification établie. Un suivi rigoureux s’avère ainsi nécessaire pour assurer le bon déroulement des opérations. Cette phase demande flexibilité et adaptabilité pour réussir la transition vers la nouvelle organisation.

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LES BONNES PRATIQUES POUR RÉUSSIR CETTE TRANSFORMATION RH

Impliquer les parties prenantes dès le début

Réussir un changement organisationnel RH nécessite une implication active de tous les acteurs concernés. Cette adhésion des parties prenantes doit se faire dès le départ. Cette implication initiale favorise non seulement la compréhension mais également l’appropriation du changement. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

Former et accompagner les collaborateurs

Le changement est souvent synonyme d’inquiétude. Afin de l’aborder avec sérénité, il est indispensable d’accompagner les collaborateurs. Former et soutenir les équipes durant cette période permet de faciliter l’adaptation aux nouvelles méthodes de travail. De plus, cela réduit la résistance au changement.

Lire aussi : Congés payés et arrêts maladie : Mise en conformité avec le droit européen

Communiquer de manière transparente et régulière

Enfin, une communication régulière et transparente s’avère fondamentale pour favoriser l’adhésion au changement, minimiser les rumeurs et les malentendus possibles. Il convient d’être clair sur les attentes, les objectifs mais aussi sur les défis et les incertitudes qui peuvent accompagner le changement.

Adapter les processus et les outils

Dans un environnement en constante évolution, les outils et processus obsolètes ou inadéquats peuvent entraver le succès du changement. Il est donc crucial d’adapter les processus et les outils pour faciliter la transition vers la nouvelle manière de travailler.

Evaluer et ajuster régulièrement le changement

Le changement n’est pas une destination mais un voyage qui exige un suivi continu. Il est par conséquent indispensable de surveiller la progression du changement et de le réévaluer régulièrement. Cela permet d’identifier les éventuels obstacles et d’ajuster la trajectoire si besoin, mais également d’évaluer les coûts financiers et s’assurer du budget mis à disposition par l’entreprise.

Application owner

audit@2x

Enjeux de la mission

  • Suivre et sécuriser le cycle de vie des applications, de la qualité du support, la réglementation (Data Privacy, SOX…) et les exigences de cybersécurité
definir

RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Analyse des process
  • Intégration au sein de l’organisation
resultat

RÉSULTATS

  • La gestion du portefeuille d’applications s’est poursuivie sans que la transition ne perturbe les activités quotidiennes.

Implémentation de la DSN

audit@2x

Enjeux de la mission

  • La DSN est une obligation réglementaire destinée à simplifier le déclaratif des entreprises
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RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Mise en place du projet
  • Management
  • Communication
  • Déploiement
resultat

RÉSULTATS

  • Simplification des déclarations sociales

Implémentation des nouveaux outils Paie / SIRH

audit@2x

Enjeux de la mission

  • Intégrer le groupe VYV afin d’installer un core model
  • Bénéficier d’une vision précise et centralisée à tous les niveaux structurels
definir

RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Cadrage
  • Structuration du projet
  • Communication
  • Management
  • Ateliers de conception
  • Tests
  • Change management
  • Déploiement
resultat

RÉSULTATS

  • La MFBSSAM a intégré le groupe VYV et a ainsi rejoint la structure SIRH existante et a bénéficié de l’expertise en place.
  • Les échanges entre les 2 entités sont maintenant automatisés et donnent une visibilité plus grande au siège.

Intégration de nouvelles entités

audit@2x

Enjeux de la mission

  • Intégrer de nouvelles entités tout en respectant les enjeux sociaux au travers d’un change management renforcé
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RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Cadrage
  • Structuration du projet
  • Communication
  • Management
  • Ateliers de conception
  • Tests
  • Change management
  • Déploiement
resultat

RÉSULTATS

  • La nouvelle entité a pu intégrer le groupe et s’adapter rapidement aux nouveaux process en devenant rapidement opérationnelle.

Implémentation de la DSN

audit@2x

Enjeux de la mission

  • La DSN est une obligation réglementaire destinée à simplifier le déclaratif des entreprises
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RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Mise en place du projet
  • Management
  • Communication
  • Déploiement
resultat

RÉSULTATS

  • Simplification des déclarations sociales

Implémentation du TIME

audit@2x

Enjeux de la mission

  • Automatiser les process
  • Uniformiser la gestion des plannings au sein des magasins
  • Récupérer les temps de travail des salariés afin de faciliter le traitement de la paie et de suivre le respect de la durée du travail
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RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

  • Mise en place du projet
  • Management
  • Communication
  • Déploiement
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RÉSULTATS

  • Gestion des plannings uniformisée et simplifiée
  • Visibilité des temps des équipes et gestion paie automatisée

Chef de Projet SIRH sur l’automatisation des contrats de travail

audit@2x

Enjeux de la mission

  • Editique : Automatisation des contrats de travail, avenants et courriers du personnel sur le logiciel Pléiades.
  • Reporting : Recueil des besoins et conception de rapport sur SAP Business Object à destination des métiers, des ressources humaines et de la finance.
definir

RÉALISATIONS POUR RÉPONDRE À CES ENJEUX

Editique :

  • Accompagnement du métier et recueil du besoin : réalisation des trames de contrats, avenants et courriers (clausiers), détermination des critères de déclenchement.
  • Suivi du paramétrage auprès du prestataire.
  • Rédaction des scénarios de tests et réalisation de la recette + accompagnement du métier post go-live.

Reporting :

  • Accompagnement du métier et recueil du besoin : réalisation de projets de rapports en fonction des besoins.
  • Suivi du paramétrage auprès du prestataire.
  • Recette et validation des rapports.
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RÉSULTATS

  • Automatisation éditique
  • Amélioration des reportings